#WSXD Insights - Interview mit Peter Adelskamp

von Anna Wolf

Wandel der Arbeit – menschlich, digital, nachhaltig. Das ist das Motto vom Work Smart Experience Day am 1. Oktober 2020. Der in diesem Jahr als Online-Format stattfindet. Schon im Vorfeld zum #WSXD geben wir mit unseren #WSXD Insights verschiedenste Einblicke in moderne Arbeitswelten, zeigen Best Practices und stellen unsere Referenten vor.

Peter Adelskamp ist CDO bei der Stadt Essen und beim Work Smart Experience Day 2019 als einer unserer Podiumsgäste mit dabei. Wir bekamen Einblicke in die Vielfältigkeit der Projekte in der digitalen Verwaltung, wie z. B. das BürgerRatHaus. Unbedingt wollten wir von Peter erfahren, wie sich die Arbeitswelt, bei der Stadt Essen und bei ihm ganz persönlich, seitdem weiter verändert hat.

 

#WSXD Insights: Was hat sich seit dem letzten #WSXD in deinem Bereich verändert?

Peter Adelskamp: Ich glaube für uns alle hat sich seither vieles geändert. Videokonferenzen, Home Office, mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und –orte waren plötzlich für viele Kolleginnen und Kollegen fast von heute auf morgen Alltag. Unser Essener Systemhaus hat virtuelle Desktop Infrastrukturen für 1.500 Kolleginnen und Kollegen und 6.500 webbasierte Mail- und Kalenderzugänge innerhalb von Tagen bereitgestellt. Damit begann für uns ein großes Reallabor namens Home Office. Denn alles was wir vor der Pandemie an Strukturen, Abläufen und insbesondere Abstimmungsarbeit geplant hatten, war zeitlich nicht mehr haltbar.

So blieb der ganze Changemanagementprozess in weiten Teilen zwangsläufig auf der Strecke. Es wurde vieles ausprobiert und wir haben gemerkt, wie steil die Lernkurve war, die wir in unzähligen Webkonferenzen absolviert haben. Was zu Beginn an manchen Stellen noch zögerlich ausprobiert wurde, mündete in routinierten Abläufen, die belastbar funktioniert haben. Jetzt gilt es die gewonnen Erkenntnisse zu nutzen und die weiteren Konzepte in die Planungen für unser BürgerRatHaus einfließen zu lassen, das Ende 2024 stehen soll. Es wird offene Arbeitsstruktur haben, mobiles Arbeiten und Home Office ermöglichen sowie viele neue, digitale Abläufe mit sich bringen.

Mein eigener Fachbereich war fast ausschließlich im Home Office und hat von dort aus hervorragend weitergearbeitet. Die Reduzierung von Vorsprachen durch digitale Zugangsangebote hat eine ganz andere Bedeutung bekommen. Diese Angebote dienen nicht mehr nur der Serviceverbesserung, sondern sind für die Arbeitsfähigkeit einer Verwaltung in solchen Zeiten eine entscheidende Grundlage. Dementsprechend hat dieses Thema auch einen sehr hohen Stellenwert für unsere strategische Entwicklung der Verwaltungsprozesse.

zum #WSXD 1.10.2020

#WSXD Insights: Wie ist der Stand bzgl. des BürgerRatHauses?

Peter Adelskamp: Ich bin sehr stolz darauf, dass wir trotz der Pandemie und vieler damit verbundener Einschränkungen an wichtigen zentralen Projekten weiterarbeiten konnten. Grundlegende digitale Leitprojekte wie die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und eines Serviceportals mit Formularmanagement, Servicekonto, Onlinepostfach usw. liegen im Plan. Sie bilden die Basis für die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse des BürgerRatHauses. Wir vermeiden damit Aktenbestände, sparen Archivfläche, gewinnen Zeit und Flexibilität sowie neue Kommunikationsformen zu unseren Bürgerinnen und Bürgern. Viele Gründe die in der Vergangenheit gegen Telearbeit sprachen, verschwinden in gleichem Maße, wie sich die Technik weiterentwickelt. Dies bietet viele Möglichkeiten für die Kolleginnen und Kollegen.

 

#WSXD Insights: Wie hat die Corona Zeit eure Arbeit beeinflusst? Habt ihr neue Herausforderungen identifiziert?

Peter Adelskamp: Wir haben lange Zeit überlegt, mit welchen Endgeräten wir künftig arbeiten wollen. Desktop-PCs, Notebook, Terminal-Clients, Tablets, usw. standen zur Diskussion. Wir haben durch die Pandemie gelernt, dass wir zwar innerhalb kürzester Zeit mit großen Kraftanstrengungen wichtige Bereiche über Home Office am Laufen halten konnten, waren dabei aber auch auf einige glückliche Zufälle angewiesen. So zum Beispiel, dass unser Systemhaus noch Server hatte, die kurzfristig für den akuten Bedarf eingesetzt werden konnten. Der Schlüssel hierzu waren virtuelle Infrastrukturen, die einen ortsunabhängigen Zugriff auf geschützte Behördensysteme ermöglicht haben und auch Fachverfahren ohne Außenschnittstellen nutzbar machten. Die in den meisten Bereichen fehlende E-Akte hat schmerzlich gezeigt, dass wir noch viel improvisieren müssen. Diese Lücke wird aber durch die kürzlich erfolgte Vergabeentscheidung für ein E-Akte-System geschlossen.
Wichtig ist jetzt, dass wir das Changemanagement nachholen und den Beschäftigten Hilfestellungen an die Hand geben können, wie sie die kommenden Wochen und Monate gestalten können und wie viele der neu eingeführten Möglichkeiten auch in Zukunft gut eingesetzt werden können. Damit haben wir schon in sehr kurzfristig bereitgestellten Online-Schulungen z.B. zu „Führen auf Distanz“, „Selbstorganisation im Home Office“ oder „Videokonferenzen erfolgreich moderieren“ begonnen. Dies muss sich jetzt als Arbeitsmittel ebenso etablieren, wie klare Absprachen in den Teams, Abteilungen und Fachbereichen der Verwaltung über Kommunikation, Führung, Teamzusammenhalt und Arbeitsplanung.

 

#WSXD Insights: Was wünschen sich die Mitarbeiter jetzt für die zukünftige Zusammenarbeit?

Peter Adelskamp: Dazu wollen wir mit den Kolleginnen und Kollegen noch in einen konkreten Austausch gehen. Es wurde aber schon deutlich, dass viele Beschäftigte einen deutlichen Schritt, in Richtung digitalere Verwaltungsabläufe, erwarten. Dies betrifft unseren Bürger- und Unternehmensservice ebenso, wie die verwaltungsinternen Prozesse. Die Zugänge zu der Verwaltung mussten in den letzten Wochen digitaler werden und viele Dienstleistungen wurden online um bis zu 500% intensiver genutzt als zuvor. Aber auch hier fehlte uns bislang geeignetes Werkzeug, um schnell und möglichst einheitlich unsere Dienstleistungen nach außen digital, medienbruchfrei und Rund um die Uhr anbieten zu können. Dies ermöglichen wir mit dem Serviceportal, dass in den nächsten Wochen bereitstehen wird. Dabei ist es wichtig, dass wir unsere Kolleginnen und Kollegen bei ihrer Arbeit unterstützen und nicht einfach nur ein Formular digitalisieren. Wir können Abläufe beschleunigen, indem Erfassungsaufwände vermieden, Angaben durch Systeme vorgeprüft und Unterlagen in digitaler Form eingereicht werden können. Dies wirkt sich auch unmittelbar auf die Abläufe in Richtung Bürgerinnen und Bürger aus.

 

#WSXD Insights: Warum würdest du den WSXD 2020 – auch als virtuelles Format – weiterempfehlen?

Peter Adelskamp: Moderne Arbeitswelten, Arbeitskultur und smarte Methoden sind so unglaublich vielfältig, dass ein Austausch über Ideen und den eigenen Standpunkt einfach hilft. Die Impulse sind wichtig, um selbst einen guten Weg zu finden. Insbesondere wenn sich die Arbeitskultur noch nicht so weit entwickelt hat, dass sich allgemein als „smart“ oder „agil“ bezeichnete Methoden als ganz normale Arbeitsweise etabliert haben. Dabei geht es nicht nur um die Methode, sondern auch wie diese Themen in das Unternehmen eingeführt und auch vorgelebt werden.

Ich würde darauf wetten, dass man nach der Teilnahme mindestens eine lohnenswerte tolle neue Idee hat, was man mitnehmen, ausprobieren und machen möchte.

#WSXD Insights: Peter, herzlichen Dank für deine Einblicke. Wir freuen uns auf Dich am 1. Oktober, diesmal als Teilnehmer.

zum #WSXD 1.10.2020

Über Peter Adelskamp: Der Leitende städtische Verwaltungsdirektor und Diplom-Verwaltungswirt (FH) begann seinen beruflichen Werdegang 1985 bei der Landeshauptstadt Düsseldorf. Dort war er u.a. Leiter der Abteilung Organisation und IT, des Hauptamtes und der erste Chief Digital Officer (CDO). Im Januar 2019 wechselte er als Chief Digital Officer zu der Stadt Essen und ist dort für die Digitalisierung der Verwaltung verantwortlich. Hierzu gehört auch die Schaffung der digitalen Rahmenbedingungen für ein neues BürgerRatHaus, das unter aktuellen und innovativen New Work-Gesichtspunkten konzipiert wird.

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