Rückblick Work Smart Talk - Februar: digitales Onboarding

Wie schaffen wir es auch auf Distanz neue Mitarbeiter zu ankern?

Der Onboarding Prozess im Unternehmen ist vielleicht einer der wichtigsten Prozesse im Personalbereich. Vom Bewerbungsgespräch, der Personalauswahl, über erste Kontakte mit Kollegen, dem Arbeitsplatz und der zukünftigen Aufgabe bis hin zur Ausstattung und der Integration im Team und im Unternehmen – ein umfangreicher Prozess, der gut organisiert und koordiniert sein will. Spätestens seit der Corona Pandemie wird nun auch dem digitalen Onboarding zunehmend Beachtung geschenkt, was uns vor neue Herausforderungen stellt.

Wie digital kann oder muss ein Onboarding Prozess heutzutage sein? Wie schaffen wir es, gerade in Covid-Zeiten, die richtigen Mitarbeiter zu finden und diese dann auf Distanz gut ins Team einzugliedern und mit dem Unternehmen zu verbinden? Und wo liegt in Zukunft vielleicht die gesunde Mischung zwischen digitalen und analogen Schritten des Onboarding Prozesses?

Einigen dieser Fragen haben wir uns gestellt – im Auftakt vom Work Smart Talk im Jahr 2021 zum Thema „digitales Onboarding“. Mit dabei waren über 30 Teilnehmer und unsere Speaker Dörte Deniz und Martin Rennen, die sowohl aus der Arbeitnehmer- als auch der Arbeitgeber-Perspektive berichten konnten.

 

 

Mitarbeiterbindung

Gleich zu Beginn in der Check-in Abfrage wurde klar, dass ein zentrales Thema beim digitalen Onboarding die Mitarbeiterbindung ist. Wie schafft man diese emotionale Bindung vom Arbeitnehmer zum Unternehmen in einem zunehmend digitalen Rahmen? Wenn ich meine Arbeit zunehmend digital verrichte, nie die Bürofläche betreten und keine Bindung zu meinen Kollegen aufgebaut habe, besteht die Gefahr, dass der Arbeitgeber austauschbar wird. Von entscheidender Wichtigkeit ist es also im Onboarding Prozess dieses Gefühl der Zugehörigkeit zu erzeugen, soziale Kontakte zu vermitteln und das Unternehmen für den neuen Mitarbeiter zu etwas Besonderem zu machen. Dörte drückte es folgendermaßen aus: „Es braucht ein ganzes Dorf bzw. Unternehmen um einen neuen Mitarbeiter onzuboarden“.

 

 

Digitale Tools und Teilschritte im Prozess

Die Fülle an möglichen Tools ist dabei nicht das Problem. Es gibt Vorschläge für Kaffee-Roulettes, Ideen für verschiedene Buddy Programme und unzählige Angebote für weitere Online-Aktivitäten. Dazu gehören auch die Einführung eines Enterprise Social Networks (ESN) um den Austausch zwischen Kollegen im gesamten Unternehmen zu erleichtern.

Auch die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess lassen sich online individuell abbilden – zum Beispiel mit einem Count-Down bis zum ersten Arbeitstag oder einer individualisierten Landingpage zum Status des Bewerbungs- und Onboarding Prozesses. Auf diese Weise können relevante Informationen dem neuen Kollegen gezielt bereitgestellt werden und sind jederzeit bequem und zu einem für den neuen Mitarbeiter passenden Zeitpunkt abrufbar. Welche Informationen den neuen Mitarbeiter erreichen, ist in einem teils digitalen Onboarding Prozess somit weniger dem Zufall überlassen. Den digitalen Möglichkeiten sind quasi keine Grenzen gesetzt. Aus Arbeitgeber Perspektive ist aber der Kostenpunkt nicht zu vernachlässigen.

Doch auch wenn es viele Möglichkeiten und Ideen gibt, das 388ste neue Tool wird mit großer Wahrscheinlichkeit nicht den Unterschied zwischen einem gelungenen und einem weniger erfolgreichem Onboarding Prozess machen. Am Ende geht es darum, dass wir aktiv werden müssen, da die Hürde im Vergleich zur früheren Büroarbeit jetzt höher ist. Bei der Arbeit auf Distanz spüren wir weniger von der Unternehmenskultur, die im Büro noch präsent war. Gespräche, die früher wie von selbst passiert sind müssen nun explizit gesucht und initiiert werden. Das bedeutet aktiv kommunizieren, die Unternehmenskultur aktiv leben und auf verschiedenen Wegen vermitteln. Tools sind dazu da, dies zu erleichtern und zu unterstützen, können aber ein höheres Maß an Aktivität nicht ersetzen.

Ein vielleicht berechtigter Einwand an dieser Stelle ist, dass es kleinere Unternehmen leichter haben. Der persönliche Kontakt, das explizite Nachfragen – das lässt sich in einem kleineren Unternehmen viel leichter umsetzen und koordinieren. Im Umkehrschluss heißt das jedoch keinesfalls, dass große Unternehmen weniger gut onboarden. Der Schlüssel zum Erfolg ist, dass sich jemand für das Onboarding verantwortlich fühlt, sich dafür einsetzt und aktiv beim neuen Mitarbeiter nachfragt.

 

 

Push and Pull

Im Onboarding Prozess sollte es sowohl ein Push- als auch ein Pull-Prinzip geben. Das heißt, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer für einen gelungenen Onboarding Prozess in der Verantwortung stehen. Pull steht für den Arbeitgeber, der die Möglichkeiten bereitstellt, einen gewissen Rahmen schafft und auch den Ablauf der einzelnen Schritte überwacht. Dazu gehört auch vom neuen Kollegen vor, während und nach dem Prozessablauf aktiv Feedback einzuholen.

Push meint den Arbeitnehmer, der seinen eigenen Onboarding Prozess aktiv mitgestaltet. Dazu gehört aktiv auf die neuen Kollegen zuzugehen, sich aktiv Informationen zu verschaffen und sich ein Netzwerk im Unternehmen aufzubauen. Für den gelungenen Onboarding Prozess braucht es beide Seiten.

 

 

Digital und analog: Die richtige Mischung machts

Bei den vielen Einflüssen, die die Corona Pandemie auf unser Leben hat, stellt sich immer wieder die Zukunftsfrage. Welche Veränderungen werden uns langfristig begleiten?
Da, wo es möglich ist werden digitale Arbeitsweisen zunehmend von Arbeitnehmern eingefordert, wie etwa der Wunsch 2-3 Tage in der Woche von Zuhause aus zu arbeiten. Aspekte wie Work-Life-Balance und Nachhaltigkeit sind hier schlagende Argumente.
In Bezug auf den Onboarding Prozess besteht also die Frage inwieweit wir diesen in Zukunft digital gestalten. Gibt es Aspekte des digitalen Onboardings, die wir beibehalten wollen? Und gibt es Aspekte, die wir nach wie vor analog abhalten möchten?

In unserer Runde konnte niemand von einem 100% digitalen Onboarding Prozess berichten. Unsere Speaker und Teilnehmer waren sich einig, in Zukunft wird es wohl ein hybrides Konzept geben, das uns mehr Flexibilität erlaubt. Einen Schritt den wir in Zukunft allerdings noch analog sehen möchten, ist zum Beispiel der Abschluss des Arbeitsvertrags.  

 

 

Informationen zu den Referenten

 

Martin Rennen

Martin RennenMartin Rennen, Jahrgang 1970, hat Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Operations Research und Quantitative Methoden an der Helmut Schmidt Universität in Hamburg studiert.

Nach der Offizierszeit in der Bundeswehr ist Martin Rennen in die heutige Emscher Lippe Energie GmbH gewechselt. Von kaufmännischen Funktionen bis zur Leitung des Einkaufs des konzerngebundenen Unternehmens hat Martin Rennen seine Leidenschaft 2017 als Personalleiter des Energiedienstleisters gefunden. „GenZ ist eine Lebenseinstellung, keine Frage des Alters.“ Von der Payroll bis zu compensation&benefits, vom Recruiting bis zur Führungskräfteentwicklung, von der Sozialpartnerschaft bis zum Employer Branding. Nichts, was Martin Rennen nicht lernen, prüfen, oder ausprobieren würde, um KandidatInnen und MitarbeiterInnen das Arbeitsleben zum Erlebnis werden zu lassen.

 

Dörte Deniz

Dörte DenizDrei Kinder, vier Sprachen und fünf Geschwister – Dörte Deniz ist menschenfreundlich und interkulturell bewandert. Als New Work Coach und Moderatorin unterstützt sie Teams und Organisationen individuell und agil in der Arbeitswelt 4.0. Dabei liegen ihre Fokusthemen auf Teamentwicklung, Kulturwandel und vernetztem Arbeiten und Lernen. Ziel ihrer Arbeit ist es die unentdeckten individuellen und kollektiven Potenziale in Organisationen zur Entfaltung zu bringen. Ihre Workshopformate bietet sie mit viel Freude und Leidenschaft praxisnah, partizipativ, virtuell und/oder persönlich an. Immer getreu ihrem Grundsatz nach Aristoteles: "Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile".

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