Recap zum Work Smart Talk „Digitaler Arbeitsplatz - Fluch oder Segen“

von Anna Wolf

Mit Ronald Derler und Erik Adler, online am 7. und 14. Mai 2020

Ob aktuell aus dem Homeoffice oder zukünftig mobiler – der typische Arbeitsplatz wird immer digitaler. Wer bisher Strukturen und Prozesse noch nicht digitalisiert und IT-Infrastrukturen aufgebaut hatte, wurde spätestens mit dem Corona-Virus gezwungen zu handeln. Unternehmen haben kurzfristig die technische Ausstattung der Mitarbeiter aufgerüstet und Teams haben ihre Zusammenarbeit vermehrt auf online umgestellt.

Als wir Anfang des Jahres das Thema „Digitaler Arbeitsplatz -Fluch oder Segen“ für den Work Smart Talk im Mai geplant haben, ahnte noch keiner von uns, wie brandaktuell die Herausforderungen für viele sein werden. Dabei liegt der aktuelle Fokus oftmals auf Tools und Videokonferenzen. Doch meint der digitale Arbeitsplatz nicht nur Homeoffice. Es beschreibt vielmehr mit solider technischer Ausstattung, IT-Infrastruktur und digitalisierten Prozessen, die Möglichkeit zu haben flexibel entscheiden zu können wann und wo ich welche Arbeiten tägigen will. Doch fordert diese Arbeitsweise auch Selbstorganisation und neue Arbeitsweisen und Wege für die Zusammenarbeit im Team.

Was unsere Referenten und Teilnehmer beim Work Smart Talk als Segen ihres digitalen Arbeitsplatzes empfinden und welche Herausforderungen zum Fluch werden können, haben wir für Euch hier zusammen gestellt.

 

Die Referenten

Ronald Derler

Der digitale Arbeitsplatz ist die Grundlage für moderne Zusammenarbeit, meint Ronald Derler - einer der es wissen muss. Seit etwa zwei Jahrzehnten arbeitet er mit international verteilten Teams und war einer der Pioniere beim Aufbau der Internet-Infrastruktur. Er selbst sieht den digitalen Arbeitsplatz als große Chance. Daher ist er für ihn als zentrales Element seiner täglichen Arbeit nicht mehr weg zu denken. Die Möglichkeiten, die wir im neuen Jahrzehnt durch digitale Werkzeuge eröffnen seien teilweise noch gar nicht absehbar.

Spätestens jetzt ist vielen Unternehmen bewusst geworden, dass der digitale Arbeitsplatz nicht mehr wegzudenken ist. Auch schon vor Corona gab es in vielen Unternehmen noch gewaltigen Aufholbedarf. Vieles wurde jetzt kurzfristig ermöglicht. Gleichzeitig weist er jedoch auch darauf hin, dass die digitale Transformation nicht über Nacht geschieht und mehr bedeutet, als nur neue Tools für alte Prozesse einzusetzen. Sie gebietet, bestehende Prozesse vollkommen zu überdenken.

Denn während in der alten Arbeitswelt die Prozesse durch die Werkzeuge vorgegeben waren, können wir nun die Prozesse vollkommen frei gestalten und den digitalen Arbeitsplatz danach ausrichten. Dies sei jetzt unser aller Aufgabe.

Erik Adler

Erik ist Consultant & Change Agent bei if5 anders arbeiten. Das letzte Jahrzehnt verbrachte er in verschiedenen Positionen in den Bereichen Business Innovation & Strategy sowie in Organisationen unterschiedlichster Größen, von drei bis 60.000 Mitarbeitern. Heute ist er spezialisiert auf die Zukunft der Arbeit. Im Besonderen befasst er sich damit, welche Impulse in einer Organisation oder einem Team dazu beitragen, um die Bereitschaft und Leidenschaft für Veränderung zu entfachen. Für ihn selbst ist der perfekte digitale Arbeitsplatz immer der, den er sich selbst gestalten kann, angepasst an die Tätigkeit und die eigenen Bedürfnisse.

Jetzt gilt es Teams für ihre nachhaltige Veränderung zu befähigen. Wichtig sei eine individuell entwickelte Symbiose aus Raum, Technik und Organisationskultur. Aber auch der Mut zu mehr Chaos und die Auflösung alter Nutzungsparadigmen stehen dabei im Fokus. Für ihn ist klar die Nutzungsweisen von Bürolandschaften werden sich verändern. Die Raumbedarfe sinken, Flächen werden geteilt und das Büro wird nur noch zur gelegentlichen Begegnungsstätte

 

Fluch – digitaler Arbeitsplatz

  • Die Technik funktioniert mal wieder nicht. „Wir hören/sehen dich nicht“ wird zu den meist gehörten Sätzen der letzten Wochen.
  • Zu viele Tools, die ohne strategisches Nutzungskonzept eingeführt und dann parallel eingesetzt werden, sodass zahlreiche Medienbrüche und unklare Kommunikationsstrukturen folgen
  • Auch endlose online Meetings ohne Struktur, ausreichend Pausen und klarer Zielsetzung bleiben ineffizient
  • Anstelle eines paar minütigen Austausches, der sonst zwischendurch stattfindet, pauschal ein 30 minütiger Terminblocker im Kalender wird.
  • Wenn Präsenz mit Arbeitszeit gleichgesetzt wird und Führungskräfte auch jetzt noch kein Vertrauen in Ihre Mitarbeiter entwickelt haben
  • Mitarbeiter wurden zwar technisch ausgestattet, aber notwendige digitale Kompetenzen nicht mit ausgebildet, sodass es zur Überforderung kommt und die Leistungsfähigkeit sinkt
  • Arbeitsstrukturen, Prozesse und IT-Sicherheit wurden bei der Umstellung vernachlässigt und werden auch im Nachgang nicht nachgezogen
  • Anforderungen hinsichtlich Ergonomie und Arbeitssicherheit werden vernachlässigt
  • Klare Trennung zwischen Arbeitsphasen und Freizeit, auch durch fehlende räumliche Trennung für viele schwerer möglich

 

Segen - digitaler Arbeitsplatz

  • Ermöglicht schnellere Prozesse, direktere Kommunikation und Austausch und somit höhere Effizienz
  • Bietet die Chance eine, individuell zu meinen Arbeitsweisen und Bedürfnissen passende Arbeitswelt zu schaffen und flexibel zu entscheiden, wann und wo ich arbeiten will
  • Der eigene Biorhythmus und Motivationsphasen können flexibler bei der Gestaltung von Arbeitsphasen und Freizeit einbezogen werden
  • Bestimmte Tätigkeiten laufen im Homeoffice fokussierter ab, als mit regelmäßigen Ablenkungen im Büro
  • Socializing und gemeinsame Kaffeepausen sind auch sehr gut online möglich
  • Derzeit kann auch unter kritischen Führungskräften einiges ausprobiert und so bewiesen werden, dass Zusammenarbeit auch auf Distanz funktioniert.
  • Auch Kundengespräche online und damit viel kurzfristiger durchzuführen wird zur Normalität
  • Die Akzeptanz und Toleranz von Fehlern und Problemen bei technischen Neuerungen ist derzeit bei Kunden und Mitarbeitern sehr hoch und bietet Spielräume zum ausprobieren
  • Der Verkehr, vor allem zu Stoßzeiten, reduziert sich. Ressourcen und Umwelt können geschont werden
  • Durch die Einsparung von Reisezeiten wird Freizeit gewonnen, die Gesundheit gefördert und so die Lebensqualität gesteigert
  • Die Onlinevernetzung fördert den kurzfristigen und überregionalen Austausch innerhalb und außerhalb der Organisation. So waren z. B. diesmal beim Work Smart Talk Teilnehmer aus 5 verschiedenen Bundesländern dabei.

 

Work Smart – Fazit

In ganz unterschiedlichen Branchen und Tätigkeitsfeldern stehen Unternehmen und Beschäftigte aktuell vor ähnlichen Herausforderungen. Auch wenn zukünftig nicht jeder nur noch im Homeoffice arbeiten möchte, bietet die jetzige Situation viele Chancen neue Arbeitsweisen und Tools auszuprobieren.

Wichtig für die Zukunft ist es jedoch die gesammelten Erfahrungen zu reflektieren und planvoll die eigenen Arbeitswelten der Zukunft zu gestalten. Dabei sind technische Ausstattung, Bürolandschaften, Prozesse, Strukturen und die Kompetenzen der Mitarbeiter gemeinsam weiter zu entwickeln. Entscheidungen für die zukünftige Arbeitsweisen sind bewusst zu treffen. Dabei sollten wir nicht aufhören neues auszuprobieren und weitere Erfahrungen zu sammeln – mit Experimentierfreude, Mut und vor allem Spaß.

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