IT Tools – digitale Trends in der Zusammenarbeit

Interview mit Matthias Pfeffer

Wenn wir über Work Smart sprechen, ist für uns die Möglichkeit der digitalen Zusammenarbeit ein wichtiger Bestandteil dessen. Denn von unterschiedlichen Orten in virtuellen Teams zusammenarbeiten zu können, wird in Zukunft immer elementarer.

Langfristige Einführungsstrategien werden allerdings gerade, von jetzt auf gleich über den Haufen geworfen - Hauptsache die Mitarbeiter können weiterarbeiten.  Und welche Tools / IT-Trends können helfen?  Gerade in der jetzigen Situation, in der viele Teams aufgrund von Corona von heute auf morgen zu einem - zumindest teilweise - remote Arbeiten übergangen sind, haben wir uns die Frage gestellt, welche Möglichkeiten der technischen Unterstützung brauche ich und wo tauchen Probleme auf? Und vor alle, was können wir hier kurzfristig tun?

Hierzu haben wir Matthias Pfeffer, Principal Consultant bei der Know How! AG und Berater für die erfolgreiche Implementierung von A-Z der Microsoft365 Services (Teams, OneDrive for Business, etc.) befragt.

 

Matthias, du verfolgst sicherlich die IT-Trends, was fällt dir besonders ins Auge?  Welche Trends / Umbrüche kannst du beobachten?

Der Trend geht, natürlich auf Grund der aktuellen Situation, direkt zur virtuellen Arbeitsweise. Microsoft Teams ist meiner Meinung nach, der klare Gewinner bei den Kollaborationstools. Ein starker Umbruch bzw. Popularität sehe ich bei dem Einsatz von WebCam´s im Vergleich zu noch vor einem Jahr.

 

Was muss ein IT-Tool haben, damit es für den Arbeitsplatz unerlässlich ist?

Es muss gemeinsam mit den Usern angepasst sein, eine klare Struktur aufweisen und intuitiv bedienbar sein.

 

Welche drei Tools (im Rahmen von moderner Zusammenarbeit) würdest du zurzeit empfehlen und was können diese?

Microsoft Teams ist der Hub für Zusammenarbeit und Kommunikation (Chat/Telefonie). OneDrive for Business - mein Cloud-Speicherplatz für persönliche Dokumente. Hiermit kann ich mit jedem Device überall und jederzeit auf meine Daten zugreifen. Und Microsoft Delve - meine Visitenkarte im Unternehmen und die Möglichkeit die Suche nach Dokumenten auf ein Minimum zu reduzieren, da ich nur die Person kennen muss, welche das Dokument erstellt hat. Die künstliche Intelligenz von Microsoft empfiehlt mir dieses dann.

 

Welche Funktion / Ziel sollten im Vordergrund stehen?

Gemeinsames Arbeiten an Dokumente ist ein klarer Favorit, aber eben auch agiles und effektives arbeiten, mit Dateien an einem gemeinsamen Ort.

 

Stehen die IT-Tools mit anderen Zielen im Konflikt?

Die Sicherheit der Daten hat oberste Priorität. Ein geeignetes Konzept dafür ist unerlässlich. Es muss aber auch bedacht werden, dass eine Einführung von Office365 die Ablösung anderer Tools zur Folge haben sollte. Nicht zu unterschätzen ist auch eine gute Work-Life-Balance und ständiges "online-sein" sollte vermieden werden

 

Welche Konflikte können bei Einführung solcher IT-Tools entstehen?

Eine falsche Erwartungshaltung an das Team durch permanente Präsenz in den Tools. Ruf- und Arbeitsbereitschaft, egal wo man ist. Hierbei ist ein gutes Change Management für User und das Unternehmen wichtig. Neue Prozesse und ein fundiertes Training sollten erfolgen.

 

Welche Erfahrung bzgl. der Auswahl und Einführung neuer Tools möchtest du noch mit uns teilen?

Im Normalfall: Nicht alles auf einmal - gehen, bevor man läuft oder das Ganze in homöopathische Dosen ausrollen. Am Besten mit Use-case basierten Trainings im userzentischen Design. Und wenn es nach mir geht, Microsoft Teams als globaler Big Bang im Rollout. Ein solches Projekt sollte nie ein reines IT-Projekt sein, sondern durch das Business unterstützt werden. D.h. ich binde Vertreter aus den Fachabteilungen beim Design der Services mit der IT ein und erreiche so eine größtmögliche Akzeptanz und bestmögliche Anpassung der Tools an die Bedürfnisse der User.

 

Jetzt sind wir ja in besonderen Zeiten und viele Unternehmen und deren Mitarbeiter brauchen eine kurzfristige Lösung remote zusammenarbeiten zu können, was kannst du hier noch mit auf den Weg geben?

Privat nutzen viele Menschen zurzeit Zoom, Google Hangout oder die sonst bekannten Messenger, über die man auch Chatten/Video-Telefonieren kann. Allerdings sind diese datenschutzrechtlich kritisch zu betrachten, vor allem wenn es um die Nutzung im Unternehmenskontext geht. Hierzu möchte ich keine Empfehlung aussprechen, aber wenn es darum geht kurzfristig im Team auch von unterschiedlichen Orten arbeiten zu können bleibe ich bei Microsoft.

 

Welche Möglichkeiten gibt es denn hier „kurzfristig“?

Es gibt eine Teams Free-Version, die bringt die Einschränkung mit, dass man keine Termine einstellen, sondern nur Ad-Hoc Nutzen kann. Dennoch kann man hier Chatten, Anrufen und an Dateien gemeinsam arbeiten. Der Vorteil ist: sollte man sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden eine Lizenz zu erwerben, kann man alles was man hier bisher bearbeitet hat entsprechend überführen. Es geht also nichts „verloren“.

Des Weiteren bietet Microsoft gerade 6 Monate gratis Lizenzen an, hier sollte man seinen Microsoft Ansprechpartner kontaktieren. Zur Nutzung der Tools bieten viele Unternehmen außerdem Live Streamings an, bei denen der Umgang gezeigt wird.

 

Danke Matthias, für das Interview und die Tipps!

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