Alle - ab sofort und ausschließlich - ins Homeoffice!

von Anna Wolf

Erfahrungsbericht migosens: Wir verlagern die Arbeitsstätte nach Hause

Es war Mitte Februar, als die Auswirkungen des Corona-Virus, zunächst noch langsam, spürbar wurden. Die ersten Kunden fingen an die eigenen Mitarbeiter und uns als externe Berater auf eine besondere Sorgfalt bei der Hygiene aufmerksam zu machen. Zu dieser Zeit entwickelte sich auch bei uns ein neues Bewusstsein und wir fingen an Reisen einzuschränken und vermehrt im Homeoffice zu arbeiten.

In der ersten Märzwoche überschlugen sich dann die Nachrichten und die neuesten Entwicklungen. Auch kleinere Veranstaltungen wurden abgesagt und Kunden fingen an ihre Krisenpläne umzusetzen. So auch bei uns: „Alle Mitarbeiter der migosens arbeiten ab sofort und ausschließlich im Homeoffice! Es sollten keinerlei Kundenbesuche oder Veranstaltungsteilnahmen mehr physisch wahrgenommen werden.“ Nun war klar, ab morgen kommen wir so schnell nicht mehr ins Büro, unsere Arbeitswelt wird vorübergehend eine andere sein.

Zugegeben: Mobiles Arbeiten gehört für uns als Beratungshaus bereits zum Arbeitsalltag. Der Initialaufwand, um die neuen Maßnahmen umzusetzen, war somit überschaubar. Doch wenn die Möglichkeiten persönlicher Treffen gänzlich wegfallen und zugleich jeder für eine längere Zeit nur von Zuhause aus arbeiten kann, stellt dies auch erfahrene Homeworker, wie uns, vor ungewohnte Herausforderungen. Hinzu kam, dass auch bei migosens einzelne Mitarbeiter nun erstmalig remote tätig sind und sich bei vielen Kollegen noch weitere Familienmitglieder im Homeoffice aufhalten, was das Arbeiten zusätzlich erschwert.

Daher möchte ich berichten, wie wir als migosens den Umstieg erlebt haben und wie unser Arbeitsalltag nun aussieht.

 

Mobiles Arbeiten bisher

Doch zunächst blicken wir zurück. Bei uns sind viele Kollegen als Berater meist 4 Tage die Woche beim Kunden und nicht im migosens Büro tätig. Für sie ist arbeiten auf Distanz gewöhnlich. Aber auch für alle anderen Mitarbeiter von migosens gilt: Jeder soll arbeiten können, wann und wo er möchte. Daher werden wir vom ersten Arbeitstag mit allen technisch erforderlichen Mitteln ausgestattet.

Denn mobiles Arbeiten ermöglicht grundsätzlich - angepasst an die Tätigkeit oder die eigenen Bedürfnisse - flexibel zu arbeiten wenn es erforderlich ist, also zu jeder Zeit und an jedem Ort. Für uns als Berater, die viel unterwegs sind, ist dies wesentlich, um unserer Tätigkeit gerecht werden zu können. Zugleich ermöglicht es große Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung. So haben wir bisher tage- oder stundenweise unsere Zeit im Homeoffice verbracht, wenn es für die eigenen Bedürfnisse passend war.

Doch da liegt auch schon der wesentliche Unterschied zur jetzigen Situation. Alle, ab sofort und ausschließlich im Homeoffice arbeiten – das hat wenig mit flexibler Gestaltung gemein. Die jetzige Situation fordert also auch von uns neue Handlungsweisen.

 

Die Umstellung

Als die neuen Arbeitsvorgaben kamen, überprüften wir noch einmal, ob auch jeder Mitarbeiter die erforderliche Ausstattung und Möglichkeiten hat, von zu Hause aus zu arbeiten. Die technische Infrastruktur war weitestgehend vorhanden. Die neuesten Kollegen wurden noch schnell im VPN angemeldet und in die mobile Arbeit eingewiesen.

Da wir schon eine Weile remote arbeiten, waren auch viele unserer Prozesse bereits digitalisiert und darauf ausgelegt auch auf Distanz zu funktionieren. Doch auch bei uns mussten ein paar Prozesse neu gedacht werden, beispielsweise der Umgang mit der Post, die weiterhin im Büro ankommt. Auch unsere Teammeetings fanden bisher meist persönlich statt und wurden nun auf Online-Konferenzen umgestellt. Darüber hinaus musste die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern teilweise neu strukturiert und ebenfalls auf digitale Kanäle umgestellt werden. Bei einigen Kunden waren unsere Berater schon im Vorfeld in die hauseigenen Kollaborationstools eingebunden. In den anderen Fällen nutzten wir ab sofort unsere vorhandenen Tools und Infrastrukturen, um die Vernetzung aufrecht zu halten.

 

Was machen eigentlich die Kollegen mit Kindern zu Hause

Die Technik erlaubt uns also allen problemlos auf Distanz zu arbeiten. Doch die äußeren Umstände behindern dies vielleicht. Was machen die Kollegen, die Kinder zu Hause betreuen müssen oder bei denen auch der Partner das Arbeitszimmer für sich beansprucht?

Hier ist die enge Abstimmung im Team und ein soziales Miteinander das A und O. Welche Möglichkeiten und Einschränkungen hat jeder Einzelne im Team? Wie lässt sich dies zusammen koordinieren? Wer kann wen, wie bei seinen regulären Aufgaben unterstützen? Welche Aufgaben können anders aufgeteilt werden, um sich an die eigenen Umstände besser anzupassen? All diese Fragen haben unsere Teams untereinander offen besprochen und sich entsprechend strukturiert. Anschließend gilt es regelmäßig zu reflektieren, was gut läuft und wo vielleicht weitere Anpassungen erforderlich sind.

 

Was trotzdem anders ist

Strukturell und technisch waren wir also gut vorbereitet. Auch das Arbeiten außerhalb des Büros war für die meisten Kollegen nichts Neues. Somit alles gar kein Problem? Nicht ganz.

Klare Strukturen und Prozesse sowie eine funktionierende IT-Infrastruktur sind eine wichtige Basis für die produktive Zusammenarbeit. Doch Menschen sind soziale Wesen und ein Zugehörigkeitsgefühl und die gemeinsame Interaktion mit anderen, über die eigentliche Arbeit hinaus, sind wesentlich für das eigene Wohlbefinden. Dies ist auch für uns der größte Einschnitt im Arbeitsalltag. Denn bisher hatten wir unseren Bürofreitag an dem sich alle Kollegen im Office aufgehalten und ihre Teammeetings durchgeführt haben. Der persönliche Austausch, auch teamübergreifend, konnte so bisher regelmäßig stattfinden. Aber vor allem die vermeintlich unbedeutenden Interaktionen zwischendurch, die sonst im Büro entstanden, fehlen jetzt: ein kleiner Scherz am Rande, zusammen Mittagessen gehen oder der gemeinsame Cappuccino am Nachmittag, den uns unser Kollege Robert sonst fast täglich anbietet und mit großer Leidenschaft zubereitet. All diese kleinen, schönen Momente, die sich gut anfühlen und Spaß machen, fallen fürs Erste weg.

 

Physische Distanz statt social distancing

Dieser Umstand wird allgemein als „social distancing“ bezeichnet. Dieser Begriff kursiert aktuell in zahlreichen Artikeln und Social Media Posts. Doch genau diese Wortwahl beschreibt das Problem. Die derzeitigen Kontaktvorgaben fordern von uns physische und nicht soziale Distanz. Daher war und ist es für uns besonders wichtig, weiterhin soziale Interaktion stattfinden zu lassen und neue Wege dafür zu finden.

Erste Maßnahme: Bei allen virtuellen Meetings werden die Kameras eingeschaltet. Denn nonverbale Kommunikation und die Möglichkeit diese beim anderen wahrzunehmen, bilden die Basis für soziale Interaktion. Wir erkennen schneller, wie sich der andere fühlt, können das Gesagte besser einschätzen, als wenn wir es nur hören und somit störungsfreier kommunizieren. Außerdem machen wir bei jedem virtuellen Meeting auch einen kurzen Check-In am Anfang, bei dem jeder einmal zu Wort kommt und sich über sein derzeitiges Befinden äußern kann.     

Anstatt einer gemeinsamen Kaffeepause im Büro – übrigens in Schweden und Finnland „Fika“ genannt und eine feste Institution im Arbeitsalltag – lassen wir diese nun auch virtuell stattfinden. Kollegen verabreden sich online zu einer gemeinsamen Pause und tauschen sich aus. Außerdem hat sich der schriftliche Austausch im Unternehmenschat auf unserer Kollaborationsplattform deutlich gesteigert. Inzwischen startet täglich immer ein anderer Kollege mit einem neuen Chat. Wir schicken uns Grüße, Fotos vom neuen Arbeitsplatz oder von den ersten Frühblühern, die bei der Hunderunde entdeckt wurden.

Solche Chats gab es auch früher immer mal, aber bei weitem nicht in der Häufigkeit und selten haben sich so viele verschiedene Kollegen bei diesen Themen mitgeteilt. Hier zeigt sich, dass wir aktuell sonst kaum die Chance haben, miteinander zu interagieren. Doch auch auf diesem Wege macht es Spaß und sorgt immer wieder für kleine Freuden. Darüber hinaus ist es auch für unsere neuen Kollegen, die erst wenige Tage vor der Umstellung bei uns angefangen haben, eine gute Möglichkeit, das Team besser kennenzulernen und Gemeinsamkeiten zu entdecken.

 

Regelmäßige Updates von der Geschäftsführung

Dass die Stimmung im Team aktuell so gut ist und wir auch unter den geänderten Rahmenbedingungen schnell wieder ans Arbeiten kamen, ist auch der klaren Kommunikation unserer beiden Geschäftsführer zu verdanken. Für alle ist die aktuelle Situation eine besondere. Die Informationen und neuen Regelungen überschlagen sich zeitweise. Besonders wichtig für ein gutes Befinden und den Zusammenhalt im Team sind die regelmäßigen firmeninternen Informationen, die wir erhalten. Schriftlich per Mail, jederzeit einsehbar im Intranet und begleitet durch persönliche Gespräche bekommen wir regelmäßige Updates. Darüber hinaus gibt es eine feste Ansprechpartnerin, die den Informationsfluss unterstützt und für unsere persönlichen Belange ein offenes Ohr hat, falls die Geschäftsführer einmal nicht greifbar sein sollten. Sie hat uns auch frühzeitig und sehr einfühlsam für die jetzigen Gegebenheiten sensibilisiert und somit mental unterstützt.

 

Fazit

Außergewöhnliche Situationen brauchen ein strukturiertes Vorgehen und eine klare Führungslinie. Außerdem ist es wie in einer Fernbeziehung: Alles, was uns bei physischer Distanz jetzt als Team bleibt, ist Kommunikation! Diese muss engmaschig und präzise erfolgen. Ein achtsames Miteinander und sich gegenseitig aufmerksam Zuhören sowie Nachfragen stellen sind ebenfalls wesentlich, um die soziale Nähe aufrecht zu halten.

Alles in allem konnten wir uns schnell auf die veränderten Gegebenheiten einstellen, sodass wir auch in Krisenzeiten unsere Kunden weiterhin bedarfsorientiert und persönlich begleiten können. Dennoch freuen wir uns schon jetzt alle im Team auf ein Wiedersehen. Dabei wünsche ich mir, dass wir uns der Werte, die uns jetzt zusammenhalten und stärken, bewusst bleiben und mit den neugewonnenen Erfahrungen die Zukunft wohlwollend gestalten werden.

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