Onboarding in Corona-Zeiten – ein Erfahrungsbericht aus den eigenen Reihen

Digitales Onboarding bei der migosens im Portrait.

Viele Unternehmen buhlen um die besten Mitarbeiter und sind nicht nur bemüht die passendsten Kollegen zu finden, sondern diese schon frühzeitig und bestmöglich im Unternehmen zu ankern. Gerade im Onboarding Prozess waren die Herausforderung im letzten Jahr, welches aufgrund der Corona Pandemie völlig aufgewirbelt wurde, besonders groß. Die lang etablierten analogen Schritte im Onboarding Prozess mussten unvermittelt digital abgebildet werden.

Wir als migosens sind schon lange bemüht die Bewerbungsphase, die Gespräche und das Ankommen im Unternehmen sehr angenehm und transparent für die Bewerber zu gestalten. Das gilt nun natürlich auch für unseren digitalen Onboarding Prozess. Da wir in unserem nächsten Work Smart Talk über digitales Onboarding reden wollen, haben wir uns gefragt, wie dieser Prozess eigentlich bei uns wahrgenommen wird und wollen deshalb im folgenden Interview die Bewerber-Perspektive abbilden. Anna Ploeger, seit September 2020 Mitglied im Work Smart Team, teilt mit uns ihre persönlichen Erfahrungen.

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Kathi: Erzähl uns doch erst mal von deiner Bewerbungsphase in Zeiten von Corona!

Anna: Das war alles andere als leicht. Ich habe mitten in der Corona Pandemie meinen Master abgeschlossen und war als Berufseinsteiger auf Jobsuche. Bei mir entstand sehr schnell der Eindruck, dass es in Pandemie-Zeiten keinen Platz für Berufseinsteiger gibt. Ich habe viele Bewerbungen geschrieben, allerdings fast ausnahmslos Absagen bekommen. Manchmal auch einfach keine Antwort. Gerade als Berufseinsteiger verunsichert diese Situation sehr.

Kathi: Wie lief denn der Bewerbungsprozess bei migosens ab?

Anna: Bei der migosens hatte ich einen entscheidenden Vorteil. Im Jahr zuvor hatte ich hier ein Sommerpraktikum gemacht. Man kannte sich also schon und war nach dem Praktikum in Kontakt geblieben. So habe ich auch den direkten Vergleich von Onboarding bei migosens vor und nach Corona. Sobald klar wurde, dass das Team Work Smart Unterstützung brauchte kontaktierte mich Paiman Minavi, einer der geschäftsführenden Gesellschafter, kurzer Hand via LinkedIn. Ein paar Telefonate und E-Mails später saß ich zum 1. Bewerbungsgespräch mit Paiman, unserer Personalmanagerin Ana Salgado und meinen zukünftigen Teammitgliedern im Büro zusammen. Kurz darauf folgte das 2. Gespräch mit den anderen Gesellschaftern der migosens GmbH. In den Gesprächen ging es vor allem darum, offen und ehrlich Erwartungen aneinander abzuklären und einen gemeinsamen Plan für die kommenden Jahre zu finden.

Besonders schön war vor dem 2. Bewerbungsgespräche auch einige Kollegen im Büro anzutreffen. Normalerweise ist das der Zeitpunkt, an dem neue Bewerber das Team kennenlernen, um zu sehen, ob die Person gut ins Team passt. Bei der migosens ist das ein ganz entscheidender Moment, denn neben den fachlichen Kompetenzen müssen neue Bewerber auch als Person gut in die migosens Familie passen. In meinem Fall waren zwar ein paar neue Gesichter darunter, aber die meisten Kollegen kannte ich schon von letztem Sommer. Daher habe ich mich direkt „wie zu Hause“ gefühlt und war sofort wieder Teil der migosens-Familie.

Kathi: Wie ging es nun mit dem Onboarding Prozess weiter?

Anna: Ab dann wurde es digital. Die Gespräche fanden zwar noch vor Ort im Büro statt und auch meine ersten Arbeitstage im September habe ich tendenziell im Büro verbracht. Sobald meine technische Ausstattung eingerichtet war und ich meine ersten Aufgaben übernommen hatte, war ich allerdings vor allem im Homeoffice. Ich war zwar schon aus meiner Uni-Zeit daran gewöhnt selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten, allerdings fühlte sich „Homeoffice“ noch mal ganz anders an. Wie viel Kontakt muss ich mit meinem Team halten? Auf welcher Plattform tauschen wir welche Informationen aus? Wie kommuniziere ich digital, ob ich gerade beschäftigt bin oder offen für ein Gespräch? All das waren Fragen, die sich für mich neu stellten. Ich musste sozusagen das Einmaleins des mobilen Arbeitens erst lernen.

Kathi: Wie wurdest du trotz der Corona-Beschränkungen ins Team integriert?

Anna: Die migosens hat ein Buddy System eingeführt. Eine meiner Teamkolleginnen war meine direkte Bezugsperson und hatte immer ein offenes Ohr für alle meine Fragen. Ganz entscheiden war hier, dass sie immer wieder aktiv auf mich zugegangen ist und auch gefragt hat wie es mir geht und wie ich klarkomme. Es ging um mich als Person, nicht nur um meine Aufgaben. Das war unheimlich wertvoll.

Zusätzlich haben wir regelmäßig feste Meetings, in denen wir uns austauschen. Dabei nehmen wir uns immer Zeit herauszufinden, wie es den anderen geht. Die kleinen Gespräche, die früher vor einem Meeting oder in der Kaffeepause stattfanden, bilden wir so online ab.

Kathi: Und wenn wir nicht nur auf dein Team, sondern auf die gesamte migosens Familie schauen?

Anna: Da passiert auch einiges online. Aus dem Sommerpraktikum erinnere ich mich noch, dass es ein Begrüßungsfrühstück für jeden neuen Mitarbeiter gibt. Das kann jetzt leider nicht mehr stattfinden. Dafür gibt es allerdings ein großes „Hallo“ auf unseren internen Netzwerken. Viele der Kollegen melden sich zu Wort, heißen das neue migosens Mitglied willkommen und stellen Fragen. So werden neue Kollegen direkt in unsere positive Stimmung hineingezogen.

Und auch abgesehen davon sind die Kollegen online sehr mitteilungsfreudig. Da kommen Bilder von Schneemännern, die am Wochenende mit der Familie gebaut wurden, Bilder von lustigen Situationen aus dem Homeoffice oder die gelegentliche Video-Ansprache zum Wochenstart. Man hat wirklich das Gefühl der Verbundenheit und ein Teil des großen Ganzen zu sein.

Kathi: Was hat dir bei der migosens besonders zugesagt?

Anna: Vor allem eins hat mich begeistert: Bei der migosens bin ich von Anfang an für voll genommen worden. Ja, ich muss noch vieles lernen, aber vom ersten Tag an war ich eine vollwertiges Teammitglied, dem man Verantwortung übertragen hat und dessen Meinung wichtig war. Das wurde mir auch bereits in den Bewerbungsgesprächen offen vermittelt. Manche denken das ist selbstverständlich, aber viele meiner ehemaligen Studienkollegen können von solchen Umständen als Berufseinsteiger nur träumen.

Kathi: Gab es Momente, die für dich persönlich schwierig waren?

Anna: Ja. Ich habe gelernt, dass ich nicht gerne langfristig im Homeoffice bin. Ich komme viel seltener vor die Tür und auch wenn ich viel Kontakt mit meinem Team halte stellt sich bei mir schnell ein Gefühl der Abkapselung ein. Das bezieht sich gar nicht so sehr auf die Arbeit, sondern ganz allgemein auf meine gesamte Umwelt. Aber ich habe gelernt das meinem Team zu kommunizieren und mehr auf meine Bedürfnisse zu achten. Ein weiterer Aspekt, den ich bei meiner Arbeit bei migosens schätze, ist, dass ich sehr frei bin was mein Zeitmanagement angeht. Deshalb ist ein Mittagsspaziergang gar kein Problem und hilft mir sehr bei meinem Wohlbefinden.

Kathi: Bist du angekommen?

Anna: Absolut. Ich fühle mich im Team wohl. Mit jedem Tag lerne ich Neues. Mit Ende der Probezeit habe ich auch unseren migosens-internen Onboarding-Fragebogen ausgefüllt und Anregungen gegeben, wie man den Prozess für kommende Kollegen noch ein kleines bisschen leichter gestalten könnte. Daran arbeite ich nun zusammen mit unserer Personalmanagerin. Daran sehe ich auch wieder, dass meine Meinung und mein Input geschätzt und beachtet wird.

Kathi: Was ist für dich der wichtigste Aspekt beim digitalen Onboarding?

Anna: Die Kommunikation und den Austausch aufrechterhalten. Und das nicht nur in Bezug auf Arbeitsthemen, sondern auch auf der persönlichen Ebene. Ich habe den Eindruck, dass wir es bei der migosens geschafft haben, die gute Stimmung, die kleinen Witze untereinander und das familiäre Gefühl aus dem Büro in den Online-Austausch mitzunehmen. Meiner Meinung nach ist das viel Wert und macht auch das Hinzukommen neuer Teammitglieder um ein Vielfaches leichter.

 

Neugierig geworden auf die Möglichkeiten des digitalen Onboardings? Wir vertiefen das Thema im nächsten Work Smart Talk im Februar: Digitales Onboarding - Wie schaffen wir es auch auf Distanz neue Mitarbeiter zu ankern? #WSTalk

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