Die Flexiblen bestimmen die Arbeitswelt der Zukunft

von Anna Wolf

Vom Krisenmodus in die Ungewissheit

Viele Unternehmen haben mit pragmatischen und kreativen Lösungen kurzfristig ihre Arbeit ins Homeoffice verlagert. Durch Einsatz digitaler Tools funktioniert die Zusammenarbeit auf Distanz vielerorts besser als erwartet.

Die Krise scheint überwunden. Auch die Beschränkungen durch die Regierungen werden nach und nach gelockert. Doch was folgt danach? Wie sieht die Arbeitswelt der Zukunft aus?

Dann können wir ja bald weiter machen, wie zuvor!

Wenn das Dein persönliches Bestreben ist, rate ich dringend davon ab weiterzulesen. Es könnten kognitive Dissonanzen durch Denkanstöße und Handlungsalternativen für moderne Arbeitswelten entstehen. Allen anderen viel Freude beim Lesen und Ideenreichtum für deinen Wandel der Arbeit.

 

Am Anfang kam die Krise

Wir genießen unser Leben, wenn wir unsere individuellen Ziele und Wünsche verfolgen können und die Dinge nach einer gewissen Vorhersagbarkeit und Ordnung verlaufen. Die Kontrolle über unser Leben zu haben, ist ein Grundbedürfnis. Gibt es uns doch das Gefühl von Sicherheit und Geborgenheit.

Ganz anders empfinden wir Krisenzeiten, die uns vor ungeahnte Herausforderungen stellen. Durch die Corona-Pandemie wurde die gewohnte Arbeitswelt für viele von heute auf morgen auf den Kopf gestellt. Teams und Unternehmen wurden unvorbereitet aus der Bahn geworfen und werden durch besondere Herausforderungen auf die Probe gestellt. Auf solch schwere, unerwartete Krisen reagieren wir unvermeidlich mit negativen Emotionen: Wir fühlen uns orientierungslos, überwältigt und hilflos.

Eine gewisse Ohnmacht stellt sich ein. Wir müssen uns auf die veränderten Gegebenheiten erst einstellen und neu orientieren. Sich neu zu fokussieren kostet sowohl körperlich als auch emotional Kraft und Energie.

 

Raus aus der Gleichgültigkeit

So ein Krisenzustand bringt aber auch Gutes mit sich. Wir werden aus abgestumpften Mustern und der Gleichgültigkeit im Alltag herausgerissen. Unser Körper weckt ungeahnte Kraftreserven, die uns helfen die Herausforderungen zu meistern. Wir erhalten Denkanstöße und entwickeln neue Strategien für Handlungsalternativen und Verbesserungen. Wir wachsen an der Situation, bekommen wieder Sicherheit und entwickeln uns persönlich weiter.

Dass das so ist, hat auch die aktuelle Situation gezeigt. Viele Arbeitgeber waren kurzfristig in der Lage große Teile der Belegschaft auf remote Arbeit und digitale Tools umzustellen. Mitarbeiter und Unternehmen haben pragmatisch wie kreativ Lösungen gefunden. Ganz gleich, ob es zuvor lange Zeit als unmöglich, viel zu kostenintensiv, ineffizient oder unsicher galt, die Mitarbeiter mobil und flexibel arbeiten zu lassen.

So verwundern auch nicht die positiven Ergebnisse in der aktuellen Studie zur Arbeitswelt in der Corona Krise von der Online-Jobplattform StepStone: „86 % der Befragten geben an, inzwischen digitale Tools einzusetzen, die die Zusammenarbeit im Team oder der Abteilung erleichtern. Fast ebenso viele haben eine feste Meeting-Struktur aus dem Homeoffice heraus etabliert. In Folge sind über 80 % auch der Meinung, genauso zuverlässig zusammenzuarbeiten, wie sonst auch.“

 

Krise gemeistert! Zurück zum Altbewährten?

Viele Teams und Unternehmen konnten also die notwendige Kraft aufbringen und Erfahrungen sammeln, um ihre Arbeit nun digitaler, auf Distanz und weiterhin effizient zu gestalten. Durch die positiven Entwicklungen steigen das Sicherheitsgefühl und das Wohlbefinden wieder. Die einst negativen Empfindungen rücken langsam in den Hintergrund.

Die Krise ist gemeistert. Auch die Beschränkungen durch die Regierungen werden nach und nach gelockert. Unklar bleibt, was nun folgt. Wie gestalten Teams und Unternehmen ihre Arbeitswelten in Zukunft? Wir könnten zurückkehren zur vollen Präsenzzeit im Büro. Möglichst in einem fest getakteten Zeitrahmen, von 9 bis 17 Uhr beispielsweise, die Pausenzeiten vorgeben nicht vergessen.

Auch wenn die derzeitige Situation flexibles Arbeiten nur eingeschränkt zulässt, haben viele Mitarbeiter für sich persönlich durchaus Vorzüge an der Arbeit aus dem Homeoffice, flexiblerer Zeiteinteilung und reduzierter Reiseaufwände erkannt. Sie werden nicht akzeptieren, dass dies zukünftig nicht mehr möglich sein soll. Wo doch früher genannte Argumente - wie fehlende technische Ausstattung oder „zu Hause wird eh nicht gearbeitet“ – nun entkräftet sind.

 

Da war doch noch diese VUCA-Welt

Doch nicht nur die Forderungen der Mitarbeiter nach ihren neu gewonnen Erfahrungen werden lauter und sollten Unternehmen zum Handeln bringen. Du erinnerst dich vielleicht an die Zeit vor Corona – da war in Führungskräfteseminaren und Fachzeitschriften bereits von der VUCA-Welt die Rede. (VUCA: im englischen ein Akronym für Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit.) Durch Digitalisierung, Globalisierung, technologischen Fortschritt und ein steigendes Umweltbewusstsein, verändern sich Anforderungen und Rahmenbedingungen ständig und immer schneller. Um dennoch für gute Ergebnisse sorgen zu können braucht es ein geändertes Führungsverhalten und agilere Organisationsstrukturen.

Jetzt könnte man annehmen, wenn die aktuelle Krise doch auch ohne vorherige Neuerungen überstanden wurde, braucht es das wohl alles nicht. Doch es ist davon auszugehen, dass stetige Veränderungen im Kleinen, aber auch solche tiefgreifenden Situationen, wie aktuell, sich in immer kürzeren Abständen wieder ereignen.

 

Die Flexiblen bestimmen zukünftig das System

Es liegt jetzt an dir, zu entscheiden, wie reaktions- und handlungsfähig du in Zukunft bei unerwarteten Veränderungen sein wirst. Willst du wirklich erst in einen Krisenmodus verfallen und viel Energie aufbringen müssen, um wieder agieren zu können? Dies ist sicher nicht der Zustand in dem Unternehmen und Teams am effizientesten arbeiten.

Unternehmen, die die  Fähigkeit haben sich leicht und flexibel an mögliche wirtschaftliche, klimatische und gesundheitliche Störungen anpassen zu können, werden zukünftig den Markt bestimmen. Um dies zu erreichen, muss das Wohlbefinden der Menschen bei der Gestaltung von Arbeitsweisen und Umfeld sowie das Bedürfnis nach psychischer Sicherheit wesentlich berücksichtigt werden. Denn nur wenn wir uns sicher und wohl fühlen und das Gefühl haben, unser Leben zu meistern, können wir dauerhaft unsere volle Energie und Innovationskraft entfalten.

 

Wollen und sollen zukünftig alle mobil arbeiten?

Nein! Mobiles Arbeiten, ob im Homeoffice, im Café oder von anderswo, ist nur ein Aspekt flexibler Arbeitsweisen. Gutes Arbeiten braucht das Wechselspiel aus tiefer Konzentration und direktem, unkompliziertem Austausch. Dies gilt es in Balance mit den Bedürfnissen und Forderungen der Mitarbeiter zu bringen und darauf aufbauend Büroflächen und den Arbeitsalltag zu gestalten.

Ziel sollte es sein, in Selbstbestimmung arbeiten und selbst entscheiden zu können, wann und wo die Arbeit getätigt wird. Natürlich in Abstimmung mit dem Team und unter Berücksichtigung der zu leistenden Tätigkeiten. Doch durchaus auch angepasst an die individuellen Bedürfnisse und privaten Verpflichtungen und Vorhaben.

Die derzeit gesammelten digitalen Kenntnisse haben verdeutlicht welche Kollaboration auch online gut umsetzbar ist. Diese Erfahrungen sollten genutzt werden, um auch zukünftig die Notwendigkeit von Präsenzterminen, vor allem, wenn sie mit aufwendigen Reisen verbunden sind, zu hinterfragen. Der direkte Austausch über Standorte hinweg kann mit diversen online Tools zeitnah und interaktiv gestaltet werden. Positive Effekte: Die interdisziplinäre Vernetzung wird gestärkt und die Flexibilität erhöht. Durch online Follow-ups, können Weiterbildungsprogramme nachhaltiger gestaltet und Reiskosten eingespart werden.

 

 Jetzt aktiv werden und deine Arbeitswelt der Zukunft gestalten

Es gilt somit jetzt herauszufinden, welche individuellen Handlungsweisen für deine Unternehmung passend sind, abgeleitet aus den Bedürfnissen von Mensch und Organisation. Differenzen im Unternehmen sowie Stärken und Schwächen der Teamarbeit werden in Krisenzeiten schneller sichtbar – ob Kommunikation, Zusammenarbeit oder Organisationsstrukturen. Bester Zeitpunkt, um den eigenen Bedürfnissen auf den Grund zu gehen, die bisherige Zusammenarbeit, Prozesse und Strukturen zu reflektieren und die eingesetzten Techniken und Methoden schrittweise zu verbessern.

 

  1. Prozesse und Tools

Die Unternehmen haben kurzfristig ihre IT-Infrastrukturen und die Ausstattung der Mitarbeiter aufgestockt. Teams haben kreative Lösungen entwickelt, um ihre Arbeit zu gestalten. Doch das bedeutet nicht automatisch, dass die neuen Arbeitsweisen auch planvoll in bestehende Prozesse eingebunden wurden und die Strukturen bereits etabliert sind. Dies ist aber Voraussetzung für eine nachhaltige Veränderung. Daher sollten die angewendeten Handlungsweisen kritisch hinterfragt und strategisch in Organisationsstrukturen integriert werden. Dabei sind auch Kommunikationsstrukturen und die Tools, die die Mitarbeiter nutzen, zu erfassen, um diese für den unternehmensweiten Austausch zu harmonisieren und über die IT-Abteilung steuern zu lassen. Auch die Sicherheitsstandards und Wahrung des Datenschutzes oder anderen Vorgaben für die ad hoc aufgebauten IT-Strukturen gilt es im Nachgang wieder glattzuziehen. Wertvolle Tipps zu Informationssicherheit im Homeoffice inklusive Checkliste, gibt es hier.

 

  1. Team und Zusammenarbeit

Teams sollten Ihre Zusammenarbeit nicht nur auf fachlicher und struktureller Ebene regelmäßig hinterfragen sondern auch das zwischenmenschliche Miteinander und die persönlichen Empfindungen dabei. Dafür bietet sich zum Beispiel eine moderierte Team-Retrospektive an. Dabei wird erlebbar, was die Teammitglieder aneinander schätzen und welche Gemeinsamkeiten sie verbinden. Außerdem reflektiert das Team seine Zusammenarbeit. Was läuft aktuell gut, was nicht? Was lief früher, was läuft jetzt besser? Was lief noch nie gut? Welche Bedürfnisse hat jeder Einzelne? Aus den gewonnen Erkenntnissen kann das Team dann individuell passende Handlungsweisen und Zusammenarbeitsregeln für die Zukunft ableiten.

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  1. Kompetenzen entwickeln

Zugegeben so schnell und so flächendeckend über diverse Branchen, Berufsfelder und alle Altersklassen (von Online-Schule bis Skype mit den Großeltern) hinweg wurden in Deutschland bisher wohl keine digitalen Skills ausgebildet. Auch wenn Teams wieder ins Arbeiten gekommen sind, darf nicht der Schluss gezogen werden, dass bereits alle erforderlichen Kompetenzen für mobile Arbeit und die Herausforderungen in der VUCA-Welt vorhanden sind.

Somit gilt es herauszufinden wer jetzt welche Weiterbildungsangebote braucht. Beispielsweise digitale Skills zur Nutzung einer bestimmten Software oder Moderationstechniken speziell für Online-Meetings. Doch nicht nur Methoden und Techniken müssen erlernt werden, auch Einstellungen und das Verhalten sollte von Mitarbeitern und Führungskräften immer wieder reflektiert und ihre persönliche Entwicklung gefördert werden. Beispielsweise durch begleitende Coachings oder in einem WOL Zirkel können persönliche Ziele geklärt und Selbstbestimmung sowie Selbstwirksamkeit gekräftigt werden. Dadurch wird auch das Grundbedürfnis nach Sicherheit gestärkt, sodass Beschäftigte für Arbeiten im steten Wandel befähigt werden.

Jetzt mit dem eigenen Wandel beginnen

Hat der Anzug im Büro ausgedient?

Was ziehst du eigentlich an, wenn es wieder ins Büro geht? Bitte nicht die Jogginghose, auch wenn es auf der Couch im Homeoffice damit so gemütlich war. Doch braucht es noch einen Anzug? Oder ist auch das Bandshirt okay, was du im letzten Online-Meeting anhattest?

Mit welcher Kleidung bist du früher ins Büro gegangen? Hast du dir dabei schon einmal bewusst gemacht warum? Ist es, weil alle anderen auch Hemd und Jackett tragen? Oder fühlst du dich besonders wohl und gestärkt in deinem Outfit? Geht es vielleicht darum deine Überlegenheit als Vorgesetzter zu zeigen? Wie nimmt dich dein Team wahr? Wart ihr online - alle im Hoodie - vielleicht leichter auf einer Wellenlänge?

Dies sind nur ein paar Denkanstöße. Trage was du möchtest, womit du dich wohl fühlst und authentisch bist - natürlich unter Berücksichtigung berufstypischer Vorgaben. Sich seiner Selbst und seiner Gefühle bewusst werden stärkt die Selbstwirksamkeit und das Sicherheitsempfinden. Zugleich ist eine bewusste Entscheidung zu treffen, ein wesentlicher Schritt für die Veränderung hin zu flexiblen Arbeitswelten. Denn dabei gilt:

Wenn etwas nicht funktioniert, probiere etwas anderes.

Wenn etwas funktioniert, probiere etwas neues.

Auf dieser Basis kannst du Alternativen und ihre Wirkung kennenlernen, neue Erfahrungen sammeln und Kompetenzen ausbauen und beginnen, deine Arbeitswelt der Zukunft - auch in einer unsicheren Welt - zu gestalten.

 

 

 

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